Erste Schritte

Diese Seite führt durch die Einrichtung eines neuen Ticketshops. Sie nennt die Reihenfolge der Schritte, was jeder Schritt bewirkt und wo er ausgeführt wird. Die Einzelheiten zu den einzelnen Feldern stehen jeweils auf der verlinkten Seite.

In den Bereichen Webshop, Zahlungsarten, Versandarten und Gutscheinverkauf werden die Felder gemeinsam gespeichert. Klicken Sie nach jeder Änderung am Ende der Seite auf Änderungen speichern.

Wie Ihr Ticketshop entsteht

Am Anfang steht der Vertrag zwischen Ihnen und Eintrittskarten.io. Ist er unterzeichnet, legt Eintrittskarten.io Ihren Ticketshop an.

Die von Ihnen benannte Ansprechperson erhält anschließend eine E-Mail, über die sie ihr Benutzerkonto anlegt. Dieses Konto ist das erste Administratorkonto des Ticketshops. Alle weiteren Zugänge vergeben Sie danach selbst; siehe Schritt 8.

Voraussetzungen

• Ein Zugang zum Backoffice mit der Rolle Administrator:in – zunächst das Konto der Ansprechperson. Nur diese Rolle darf die Einstellungen ändern und Zugänge vergeben; siehe Benutzerverwaltung.
• Eigene Geschäftsbedingungen und eine eigene Datenschutzerklärung für Ihren Ticketshop; siehe Geschäftsbedingungen und Datenschutz.
• Je nach Zahlungsart ein Konto bei einem Zahlungsdienstleister oder eine Bankverbindung. Prüfen Sie früh, was die von Ihnen vorgesehenen Zahlungsarten voraussetzen; die Angabe steht am Anfang der jeweiligen Seite.

Übersicht

Die Reihenfolge ist nicht zwingend. Die Schritte 1 bis 5 sollten abgeschlossen sein, bevor Sie den Ticketshop bekannt machen; die Schritte 6 bis 8 lassen sich jederzeit nachholen.

Schritt 1: Grunddaten eintragen

Name des Veranstalters und Farbe sind Pflichtfelder. Der Name erscheint im Ticketshop und in allen E-Mails an Kundinnen und Kunden, die Farbe bestimmt das Erscheinungsbild des Shops.

Tragen Sie im selben Bereich die Anschrift ein – sie wird unter anderem auf dem Rechnungsdokument und im SEPA-Lastschriftmandat verwendet – sowie den Kontakt, der im Ticketshop und in allen Transaktionsmails angezeigt wird. Legen Sie außerdem fest, welches Postfach Kopien der E-Mails an Kundinnen und Kunden erhält und an welche Adresse Antworten darauf gehen.

Alle Felder stehen unter Einstellungen → Webshop.

Schritt 2: Rechtstexte hinterlegen

Impressum, Datenschutzerklärung und Allgemeine Geschäftsbedingungen tragen Sie ebenfalls unter Einstellungen → Webshop ein. Solange ein Feld leer ist, weist die zugehörige Seite im Ticketshop darauf hin, dass der Text noch fehlt.

Diese Texte sind Ihre eigenen; die Rechtstexte der Plattform ersetzen sie nicht. Wer wofür zuständig ist, welche Themen Ihre Texte abdecken müssen und welche Beispieltexte es dafür gibt, steht unter Geschäftsbedingungen und Datenschutz.

Schritt 3: Grafiken hinterlegen

Für den Shop als Ganzes lassen sich Logo, Header Hintergrund und Open Graph Bild hinterlegen. Die Felder liegen unter Einstellungen → Webshop, die empfohlenen Maße und die Hinweise zur Dateigröße stehen unter Grafiken für den Ticketshop.

Der Header Hintergrund ist freiwillig. Ist er hinterlegt, ersetzt er im oberen Bereich jeder Seite die in Schritt 1 eingestellte Farbe.

Die Grafiken einer einzelnen Veranstaltung gehören nicht hierher, sondern in die Veranstaltung selbst; siehe Schritt 9.

Schritt 4: Zahlungsarten freischalten

Unter Einstellungen → Zahlungsarten legen Sie fest, womit bezahlt werden kann. Die Zahlungsarten lassen sich getrennt für den Webshop und für das Backoffice aktivieren. Ausgenommen sind Stripe und PayPal: Beide stehen ausschließlich im Webshop zur Verfügung. Die Einlösung von Wertgutscheinen wird nicht gesondert freigeschaltet; siehe Schritt 7.

Der Kaufablauf sieht in Schritt 5 die Wahl einer Zahlungsart vor. Geben Sie deshalb mindestens eine für den Webshop frei.

Voraussetzungen und Einrichtung unterscheiden sich je Zahlungsart und sind auf der jeweiligen Seite beschrieben. Stripe und PayPal setzen ein Konto beim jeweiligen Anbieter voraus, die Lastschrift ein Bankkonto mit Inkassovereinbarung und eine Gläubiger-Identifikationsnummer der Deutschen Bundesbank.

Schritt 5: Versandarten freischalten

Unter Einstellungen → Versandarten legen Sie fest, wie die Bestellung zugestellt wird. Auch hier ist die Aktivierung für Webshop und Backoffice getrennt; der Direktverkauf steht ausschließlich im Backoffice zur Verfügung.

Der Kaufablauf sieht in Schritt 4 die Wahl einer Versandart vor. Geben Sie deshalb mindestens eine für den Webshop frei.

Die Übermittlung per E-Mail erfolgt bei allen Versandarten. Postversand, Abholung und Direktverkauf treten neben den E-Mail-Versand, sie ersetzen ihn nicht.

Schritt 6: Rechnungsversand einschalten

Zusätzlich zur Bestellbestätigung lässt sich ein Rechnungsdokument als PDF-Datei versenden. Die Einstellung liegt nicht bei den Zahlungsarten, sondern unter Einstellungen → Webshop im Block „Rechnungen“, zusammen mit dem Prefix für die Rechnungsnummern, der Steuernummer und der USt-ID.

Der Rechnungsversand ist von der Zahlungsart unabhängig: Er lässt sich auch für Bestellungen aktivieren, die nicht auf Rechnung bezahlt werden. Siehe Rechnung.

Schritt 7: Gutscheinverkauf einrichten

Ist der Gutscheinverkauf aktiv, erhält der Ticketshop eine eigene Seite „Gutscheine kaufen“. Wertebereich, Gültigkeitsdauer, Texte und Gestaltung legen Sie unter Einstellungen → Gutscheinverkauf fest. Die Gestaltungsflächen des Gutscheins sind eigene Felder; ein Ticketdesign aus einer Veranstaltung wird auf Gutscheinen nicht ausgegeben.

Verkaufte Gutscheine lassen sich anschließend als Zahlungsmittel einlösen, ohne dass Sie das gesondert freischalten; siehe Gutschein unter den Zahlungsarten.

Schritt 8: Zugänge vergeben

Unter Einstellungen → Benutzerverwaltung laden Sie Mitarbeitende, Vorverkaufsstellen und die Einlasskontrolle ein. Es stehen vier Rollen mit fest vorgegebenen Rechten zur Verfügung.

Für den laufenden Betrieb genügen die Rollen unterhalb der Administration. Vergeben Sie die Administratorrolle deshalb nur dort, wo sie gebraucht wird.

Schritt 9: Erste Veranstaltung einrichten

Veranstaltungen legen Sie nicht selbst an. Die leere Veranstaltung richtet Eintrittskarten.io für Sie ein – bei bestuhlten Veranstaltungen mit einem Saalplan, sonst mit freier Platzwahl. Das gilt für jede Veranstaltung, nicht nur für die erste.

Bestellen Sie die Veranstaltung per E-Mail an office@eintrittskarten.io und geben Sie darin an:

• Titel der Veranstaltung.
• Datum und Uhrzeit des Beginns.
• Ort.
• Saalplan oder freie Platzwahl: bei Bestuhlung den Saalplan, bei freier Platzwahl die Anzahl der Plätze.

Findet die Veranstaltung so statt wie eine frühere, genügt der Verweis darauf und der neue Termin, zum Beispiel „wie Veranstaltung XY, neuer Termin am 3. Mai“.

Ob mit Saalplan oder mit freier Platzwahl angelegt wird, bestimmt, wie Kundinnen und Kunden im Ticketshop ihre Plätze wählen: über den Saalplan oder über die Eingabe einer Anzahl; siehe Kaufablauf für Tickets, Schritt 2.

Ist die Veranstaltung angelegt, gestalten Sie sie selbst aus. In der Veranstaltung unter Bearbeiten ändern Sie unter anderem Titel und Beschreibung, Termin und Ort sowie die Preiskategorien und Preise; alle Bereiche sind unter Veranstaltung beschrieben. Dort hinterlegen Sie auch Logo der Veranstaltung, Ticketdesign und Werbegrafik für A4-Tickets; die empfohlenen Maße, Vorlagen zum Herunterladen und Beispiele aus echten Ticketshops stehen unter Grafiken für Veranstaltungen.

Nicht ändern lassen sich die Plätze selbst: Anzahl und Anordnung ergeben sich aus dem angelegten Saalplan. Am einzelnen Platz ändern Sie dagegen die Kategorie, und über die beiden Felder Sichtbarkeit und Verfügbarkeit legen Sie fest, wer den Platz angezeigt bekommt und wer ihn buchen kann – von „Für alle“ bis „Niemand“. So blenden Sie einen Platz aus, sperren ihn oder behalten ihn dem Verkauf im Backoffice vor; siehe Plätze.

Braucht eine Veranstaltung eine andere Bestuhlung, wenden Sie sich an Eintrittskarten.io.

Veröffentlicht wird die Veranstaltung von Ihnen. Im Ticketshop aufgeführt wird sie, wenn sie veröffentlicht ist und ihr Beginn in der Zukunft liegt.

Schritt 10: Ticketshop prüfen

Rufen Sie Ihren Ticketshop auf und gehen Sie den Kaufablauf einmal vollständig durch. Prüfen Sie dabei:

• Logo und Farbe erscheinen wie vorgesehen, das Logo hebt sich vom Hintergrund ab.
• Die Seiten „Impressum“, „Datenschutzerklärung“ und „Allgemeine Geschäftsbedingungen“ zeigen Ihre Texte und nicht den Hinweis auf einen fehlenden Text.
• Die vorgesehene Veranstaltung ist aufgeführt und lässt sich auswählen.
• Im Schritt „Wie möchten Sie Ihre Bestellung erhalten?“ stehen die vorgesehenen Versandarten zur Auswahl, im Schritt „Zahlungsart“ die vorgesehenen Zahlungsarten.
• Die Bestellbestätigung trifft ein und enthält Ihre Geschäftsbedingungen sowie, sofern eingerichtet, das Rechnungsdokument.

Fehlt eine Versand- oder Zahlungsart in der Auswahl, prüfen Sie zuerst, ob sie für den Webshop aktiv ist und ob ihr Zeitfenster den Zeitpunkt der Bestellung einschließt. Der vollständige Ablauf ist unter Kaufablauf für Tickets Schritt für Schritt beschrieben.

Nach dem ersten Verkauf

Ein Teil der Zahlungs- und Versandarten verlangt Arbeitsschritte im Backoffice. Ohne diese werden die Tickets nicht ausgeliefert oder das Geld nicht eingezogen.

Wann die Tickets bei welcher Zahlungsart ausgeliefert werden, steht unter Wann werden Tickets versendet?